Dématérialisation de la transmission des actes soumis au contrôle de légalité via @actes et Plat'au

Qu’est-ce qu’ACTES et la télétransmission au contrôle de légalité ?

L’acronyme @CTES désigne le système d’information destiné à mettre en œuvre le contrôle de légalité de façon dématérialisée.  Sa composition est double : 

• D'une part, il comporte un "réseau de collecte" accessible par Internet, via des services en ligne proposés par des opérateurs de transmission exploitant un dispositif homologué par le ministère de l’Intérieur. Il permet aux collectivités émettrices de transmettre par voie électronique au représentant de l’État dans le département les actes soumis au contrôle de légalité et au contrôle budgétaire.
• D’autre part, @CTES désigne l’application métier permettant aux agents des préfectures, des sous-préfectures et des services déconcentrés de l’État d’opérer sur le contrôle dématérialisé des actes transmis par voie électronique.

Le détail des informations mises à disposition par la direction générale des collectivités locales peuvent être consultées à la rubrique dédiée, sur www.collectivites-locales.gouv.fr/institutions/ctes-dematerialisation-de-la-transmission-des-actes

Signer une convention, mettre en place la télétransmission

Signer une convention autorisant la télétransmission des actes au contrôle de légalité

Il est indispensable de signer une convention relative à la transmission électronique des actes au contrôle de légalité. Dans un but de simplification des procédures, une seule convention est disponible désormais, en remplacement de l’ancienne version de la convention et ses différents avenants. Elle inclut la télétransmission au contrôle de légalité de l’ensemble des actes : réglementaires, budgétaires, commande publique et autorisations individuelles d’urbanisme. Le cas échéant, elle se substitue à toute convention signée antérieurement. Cette convention, signée entre la collectivité et le représentant de l’État dans le département encadre et régit les modalités de télétransmission des actes de la collectivité au représentant de l’État dans le département, au titre du contrôle de légalité.

Cette convention inclut les actes réglementaires, budgétaires et de commande publique ainsi que des actes d’urbanisme. Ces derniers, suite à la réforme de la dématérialisation des demandes de permis de construire, sont désormais télétransmissibles (voir ci-après focus autorisations d’urbanisme).  

Les prérequis : préparer la signature de la convention et l’adhésion au dispositif    

• Disposer d’un accès internet et d’une adresse de messagerie
• Prendre une délibération décidant de la dématérialisation de la transmission des actes via le système d’information @CTES et autorisant le chef de l’exécutif à signer un marché avec un opérateur de transmission et une convention de transmission avec le Préfet (voir ci après)
• Acquérir un ou des certificats d’authentification RGS pour les agents des collectivités qui transmettent les actes
• Choisir un opérateur de transmission homologué par le ministère de l’Intérieur

Toutes ces étapes sont des préalables à la signature de la convention susmentionnée.

Focus : @CTES budgétaire

Des prérequis à l’utilisation de TotEM sont indispensables pour transmettre les documents budgétaires par voie électronique :

• utiliser un progiciel financier compatible
• contacter son éditeur pour s’assurer que celui-ci s’est mis en conformité avec les outils de dématérialisation
• installer la mise à jour du progiciel qui permet de générer le document budgétaire dématérialisé (flux XML).

En pratique, les maquettes budgétaires sont télétransmises par le biais du volet actes budgétaires. Ces maquettes sont envoyées au format XML.

Le fichier XML constituant le budget doit avoir été scellé par l’application TotEM (totalisation et enrichissement des maquettes) ou par une fonctionnalité équivalente du progiciel de gestion financière. Les consignes de télétransmission sont les suivantes :

1. Chaque enveloppe de télétransmission, constituant un acte budgétaire, ne doit contenir qu’un seul budget au format XML. Le budget principal et chaque budget annexe sont donc envoyés séparément.
2. Dans la même enveloppe de télétransmission, pour accompagner la maquette du budget, il convient de joindre au format PDF portable document format la délibération l’approuvant, la page de signatures et d’autres éléments susceptibles d’être annexés à ce budget (tableau d’affectation des résultats, compte de gestion, etc.).
3. L’enveloppe contenant le budget au format XML doit être transmise via la combinaison suivante :
   - Nature 5. Documents budgétaires et financiers
   - Matière 7.1. Décisions budgétaires

Focus : raccordement PLAT’AU / @CTES (urbanisme)

Comme suite à la réforme relative à la dématérialisation des permis de construire à compter de 2022, au programme Demat.ADS et à la mise en place de la plateforme PLAT’AU, la télétransmission des actes relatifs aux autorisations individuelles d’urbanisme au contrôle de légalité est désormais possible.

Toutes les informations détaillées concernant la télétransmission de ces décisions au contrôle de légalité, ainsi que les informations relatives à l’articulation entre PLAT’AU et ACTES sont fournies dans la circulaire du 07 mars 2022 .

Attention : les actes relatifs aux documents d’urbanisme réglementaires (PLU, SCoT…) relèvent d’un régime dérogatoire, décrit dans la circulaire du 1er décembre 2021 .

Préparer les outils informatiques

Toute collectivité souhaitant mettre en place la télétransmission de ces décisions est invitée à se rapprocher de son fournisseur de logiciel métier ADS, pour s’assurer que les prérequis techniques sont réunis.

Au 1er mars 2022, deux cas de figure sont possibles :    

• soit la collectivité avait par le passé signé une convention permettant la transmission des actes. Comme ces conventions excluaient les autorisations individuelles d’urbanisme, la collectivité souhaite pouvoir les télétransmettre pour l’avenir ;
• soit la collectivité n’avait pas signé de convention jusqu’alors, mais souhaite le faire pour l’avenir.

Dans les deux cas, il convient de signer la convention mise à jour et incluant à la fois les actes réglementaires, les actes budgétaires, la commande publique et les actes d’urbanisme. 

Une fois la convention signée un paramétrage de l’application @CTES en préfecture doit être réalisé, pour permettre sur le plan technique la transmission des actes. Une fois ces étapes terminées, la télétransmission de vos actes peut débuter.

Attention : lorsque vous commencez la télétransmission de ces actes de façon effective, il convient obligatoirement au préalable d’adresser une déclaration d’intention en préfecture.

Vos interlocuteurs en préfecture

Les demandes relatives à la mise en œuvre des conventions doivent être adressées sur les boîtes fonctionnelles suivantes :  

• Actes réglementaires, budgétaire et de commande publique : pref-actes@haute-savoie.gouv.fr 
• Actes d’urbanisme (via PLAT’AU) : pref-actes-platau@haute-savoie.gouv.fr 

Afin de permettre un traitement optimal de votre demande, merci d’indiquer systématiquement au début de l’objet de votre mail la matière ou le sujet de votre demande : signature de convention, budget, permis de construire, problème technique...

Vous pouvez également contacter par téléphone vos interlocuteurs en fonction de la matière :

• Bureau du contrôle de légalité et budgétaire : Lionel RICHARD  04.50.33.60.47     
• Bureau des affaires foncières et de l’urbanisme : Pierre VIGNOUD 04.50.33.60.50 et Emilie NATON 04.50.33.61.59